Hoe leidt je een complex en gevoelig veranderprogramma in goede banen? Gebaseerd op ruim 30 jaar ervaring hieronder mijn suggesties. Na een korte inleiding 5 succesfactoren met elk 5 aanbevelingen.
Programma vs project
Om mee te bewegen met de tijd (of daarop vooruit te lopen) verbeteren en vernieuwen organisaties zichzelf voortdurend. Soms zijn complexe (grootschalige) veranderingen nodig waarbij veel partijen betrokken zijn en wordt een ‘programma’ gestart om het geheel in goede banen te leiden.
Een programma kun je vergelijken met een project maar heeft een verder weg liggend doel en kent meer onzekerheden. Denk bijvoorbeeld aan de uitwerking van een nieuwe strategische koers, introductie van nieuwe dienstverlening, opzet van een nieuwe organisatie of samenwerkingsverband, het oplossen van een ernstige crisis of een complexe ruimtelijke of infrastructurele aanpassing.
Net als een project heeft ook een programma een einddatum en beoogt het veranderingen te realiseren, inclusief concrete opbrengsten, binnen afgesproken budget. Een programmamanager, coördinator of directeur wordt aangewezen en gaat aan de slag samen met de organisatie en alle stakeholders.
De uitdaging
Grootschalige verandertrajecten mislukken nog wel eens. De weerstand blijkt te groot, de techniek ingewikkeld, deadlines niet gehaald, kosten en opbrengsten vallen tegen, er wordt doorgemodderd, de organisatie lijdt imagoschade. De opdrachtgever(s) en programmamanager zijn de controle verloren.
Het succesvol uitvoeren van een programma is ook best lastig. Een goede projectmanager of directeur is niet per definitie ook een goede programmamanager. Je moet onder stevige druk soepel kunnen omgaan met complexiteiten, onzekerheden, verschillende belangen en daarbij heb je een brede verantwoordelijkheid maar zonder hiërarchische positie.
5 succesfactoren
Als programmamanager richt ik mijn aandacht op 5 hoofdzaken die helpen om lastige programma’s in goede banen te leiden. Het lijken wellicht ‘open deuren’, maar in de praktijk zie ik ze vaak dicht staan.
-
- Stakeholders.
Is iedereen aan boord?! - Visie.
Hebben we een inspirerend plan?! - Organisatie.
Staan mensen op de juiste plek?! - Efficiency.
Zijn we elke dag gefocust op ons doel?! - Leiderschap.
Bruist de organisatie van energie?!
- Stakeholders.
Stakeholders
Is iedereen aan boord?
Communicatie en afstemming met betrokkenen wordt door sommigen gezien als sluitstuk van een programma. Niets is echter minder waar. Het is het startpunt. Hoe eerder je klanten, leveranciers en andere belanghebbenden uitnodigt om mee te doen, hoe groter de kans op succes. Zowel de effectiviteit als de snelheid van verandering varen er wel bij.
1. Leer je stakeholders kennen
Maak echt contact, ben oprecht geïnteresseerd en kijk verder dan je eigen neus lang is. Het klinkt simpel maar het gebeurt lang niet altijd. Het gaat niet alleen om klanten (burgers, cliënten, bedrijven), leveranciers en opdrachtgevers, maar ook om gebruikers, collega’s, OR, directies, financiers, sponsoren, buren, belangenorganisaties, media, overheden, politici, enzovoorts.
2. Werk samen
Betrek klanten door cocreatie of middels een klantenpanel en betrek medewerkers bijv. via een klankbordgroep. Mensen helpen je graag, zeker als er een gemeenschappelijk belang is. Jouw energie geeft hen ook energie. Zorg dat jouw stakeholders jouw ambassadeurs worden.
3. Laat je niet leiden door de waan van de dag.
Denk na over wat jij wilt bereiken en gebruik de waan van de dag in je voordeel. Verdiep je in belang en invloed van jouw stakeholders en bedenk hoe je vruchtbaar kunt samenwerken. Maak een communicatieplan (3 tot 5 kwartalen vooruit) met een heldere strategie, goede communicatiekanalen, een communicatiekalender en regelmatige contact met alle belanghebbenden.
4. Communiceer met energie
Maak je stakeholders blij met goede, tijdige en inspirerende communicatie via een mix van kanalen. Een heldere storyline, leuke filmpjes, een goede Q&A en een verrassende ontmoeting. Het belang en de verwachte actie dient klip en klaar te zijn.
5. Organiseer professioneel
Een serieus programma kan niet zonder een communicatieprofessional in het team. Bij zwaardere programma’s heb je mogelijk een compleet communicatieteam nodig bijvoorbeeld met woordvoering, relatiemanagement, interne communicatie, klantcontact en marketingcommunicatie.
Visie
Hebben we een inspirerend plan?
Om van je programma een succes te maken, moet je weten welk succes je wilt bereiken. Je hebt een helder en gemeenschappelijk beeld nodig over ‘waar je nu staat, waar je naar toe wilt en hoe je daar komt’. Een plan dat organisatie en stakeholders inspireert tot grootse daden.
-
Mobiliseer de urgentie
Om mensen in beweging te krijgen, heb je om te beginnen een gezamenlijk gevoel van urgentie nodig. Een ‘burning platform’. Stel met elkaar vast wat in de huidige situatie het echte probleem of de echte uitdaging is (SWOT). Een met feiten onderbouwde probleemdefinitie + breed draagvlak geeft vleugels aan verandering.
-
Creëer een gezamenlijke ambitie
Inventariseer vervolgens ideeën voor de toekomst en bouw samen een inspirerend en ambitieus beeld van de gewenste situatie. Zo je wilt de droom of de purpose. Betrek alle stakeholders en zeker ook ‘out of the box’ denkers en mensen die al vaker met het bijltje hebben gehakt.
-
Maak een robuust mijlpalenplan
Vertaal dit daarna (smart) naar haalbare projecten (deliverables / capabilities). Evenals het programma volgen ook onderliggende projecten een logische stroom van vooronderzoek, businesscase, realisatie, livegang en evaluatie. Zorg dat scope, randvoorwaarden, afhankelijkheden en risico’s duidelijk en geborgd zijn.
-
Schrijf in Jip en Janneke taal
Formuleer het plan zo scherp en transparant mogelijk, zodat ook mensen die verder weg staan er positieve energie van krijgen. Teveel in detail plannen is zinloos. Keep it simple. Maak een overzichtelijke powerpoint met sterke bijlagen/onderbouwing.
-
Houd het plan warm
De neuzen gericht, betekent niet dat je stopt met nadenken of dat kritiek niet meer mogelijk is. Er is altijd een goede reden om het plan beter te maken of nader te detailleren. Het plan is pas klaar als het programma klaar is. En als het goed is, levert het dan meer op dan je aan het begin had gedacht.
Organisatie
Staan mensen op de juiste plek?
Je bereikt je doel met een heldere organisatie waarin teams onafhankelijk samenwerken. Met de kennis, vaardigheden en focus op resultaat die nodig is. Maar vooral een mensgerichte organisatie waarin iedereen met plezier zijn of haar werk doet.
-
Werk met gemotiveerde mensen
Zorg dat mensen werk doen waar ze energie van krijgen en energie mee geven. Motivatie, drive en talent kan gebrek aan kennis, vaardigheden en ervaring compenseren. Omgekeerd niet!
-
Bouw een multidisciplinair topteam
Zorg voor ondernemerschap, kennis, creativiteit, projectkracht, communicatievermogen en de stem van stakeholders in je team. Richt je programmateam bijvoorbeeld in met enerzijds projectmanagers en anderzijds teamleiders voor verschillende disciplines (strategie/marketing, ontwerp, bouw, implementatie, communicatie, etc).
-
Breng focus in de hele organisatie
Zorg dat rollen en taakverdeling helder zijn. Om snelle voortgang te bereiken werk je het beste met vaste, zelfstandige teams in een eigen flexibele werkruimte. Als iedereen zijn of haar eigen verantwoordelijkheid neemt, kun je ook zonder rapportages, actielijsten en zelfs vergaderingen voortgang boeken.
-
Zorg voor een excellente PMO
Een kleine, hoogwaardige Program Management Office helpt met planning, finance, bewaking en risk- en kwaliteitsmanagement. De Program Management Officer is je rechterhand en helpt het team om operational excellence te bereiken.
-
Creëer een sfeer van vertrouwen
Als je de juiste mensen op de juiste plek hebt, geef hen dan ook de verantwoordelijkheid en de ruimte om te experimenteren en fouten te maken. Je hebt geen topteam gebouwd om zelf te gaan micromanagen. Zorg voor verbinding in en rond je team maar voorkom ook dat iedereen zich met iedereen bemoeit.
Efficiency
Zijn we elke dag gefocust op ons doel?
Geef niet toe aan de waan van de dag en bureaucratische beslommeringen. Wees sober met tijd en middelen. Probeer elke dag dichter te komen bij je doel en echt waarde toe te voegen. Een overdaad aan projecten, plannen, rapportages, vergaderingen en mensen maakt het moeilijker je doel te bereiken.
-
In kleine stappen naar een groot doel
Werk ‘agile’ op de manier die bij de organisatie past. Probeer ideeën eerst simpel uit. Evalueer voortdurend waar je prioriteit moet liggen en wat de quick wins zijn. En bouw zo voortdurend aan waarde.
-
Creëer simpele routines
Implementeer efficiënte (lean) gewoontes voor vaak terugkomende processen zoals vergaderingen en besluitvorming, de opstart en realisatie van projecten en rapportages. Houd meetings kort en voorbereid. Vermijd energievreters zoals heidagen waarin alleen wordt gepraat en niks wordt opgelost. Voorstellen op 1 A-4tje. Enz.
-
Houd je agenda zo leeg mogelijk
Efficiency is niet het zelfde als een volle agenda. Zorg dat je altijd tijd hebt voor contact met je stakeholders, reflectie, creativiteit en het vieren van succes. Een te volle agenda is geen teken van kracht.
-
Evalueer in plaats van controleer
Bewaak de voortgang, verwachte opbrengsten, risico’s en teamperformance. Maar doe dat op een inspirerende, zinvolle manier. De PMO is hiervoor in the lead.
-
Vereenvoudig continu je organisatie
Vaak gaat energie verloren omdat de organisatie toch te ingewikkeld is of mensen niet op de goede plek zitten. Ga terug naar het vorige hoofdstuk.
Leiderschap
Bruist de organisatie van energie?
Leiderschap gaat over het mobiliseren, bundelen en richten van energie binnen en buiten de organisatie. Leiderschap vereist een heldere geest, een warm hart, organisatiekracht, reflectievermogen en moed.
-
Geef het goede voorbeeld
Wil je dat jouw organisatie effectief en efficient werkt? Jouw energie en voorbeeld bepalen in belangrijke mate de cultuur. Je krijgt wat je geeft, zo simpel is het.
-
Creëer leiderschap om je heen
Leiders creëren leiders. Organiseer denkkracht, verbindingskracht en executiekracht in jouw kernteam en in de stuurgroep. Zo compenseer je ook je eigen zwakke plekken. Wees regisseur maar vooral facilitator en grijp alleen in als het echt nodig is.
-
Team met je opdrachtgever
Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn beide integraal verantwoordelijk voor het resultaat. Zorg dat je samen een topteam vormt en geef elkaar de ruimte om te excelleren. Let op dat als er meerdere opdrachtgevers zijn, niet automatisch ook meer sturingsniveaus ontstaan.
-
Verwelkom weerstand
Leiderschap laat zich kennen door hoe je omgaat met negativiteit en weerstand. Negeren is niet slim en kan als een boemerang hard bij je terugkeren. Omarm weerstand, leer ervan en buig het om in positieve energie.
-
Vraag om feedback
Ben jij de juiste persoon op de juiste plek? Ben jij trouw aan jezelf? Brengt jouw energie de organisatie nog steeds in de juiste beweging? Vraag jezelf maar ook de mensen om je heen regelmatig hoe zij dat ervaren.
Managing Successful Programs
Sommige organisaties gebruiken bijvoorbeeld de MSP methodiek (Managing Successful Programs). Het volgen van deze methodiek biedt m.i. geen garantie op succes maar kan wel dienen als checklist en gemeenschappelijke taal.
Hieronder een samenvatting van hoe ik naar programmamanagement kijk. ‘The devil in the detail’ of zoals Johan Cruijff zei ‘je gaat het pas zien als het het doorhebt’.
Wil je hulp bij jouw programma, stuur een bericht of bel 06-2158 6281.
VIMC > verbindend / voorwaarts
Sterrenbos 51, 3511 ET, Utrecht
© 2019/2023 VIMC