Afgelopen week sprak ik met Jantine Hamelink, organisatieadviseur van de Haagse Beek. Zij begeleidt de gemeente Nijkerk bij het realiseren van een zelfsturende organisatie. Fascinerend en inspirerend!! Hieronder mijn beknopte aantekeningen van ons gesprek.
Bottom up
De oorspronkelijke aanleiding was klassiek: enerzijds meer behoefte aan flexibiliteit en anderzijds noodzaak om te bezuinigen. Onder leiding van de gemeentesecretaris en met steun van raad en college heeft de gemeente Nijkerk het aangedurfd om een stap in het onbekende te zetten. Met een paar simpele uitgangspunten en zonder blauwdruk is de afgelopen 2 jaar de overstap gemaakt naar een zelfsturende organisatie.
Hoe werkt het in de praktijk
- Medewerkers worden als professional benaderd
- Minder regels, meer vakmanschap en eigen verantwoordelijkheid
- Klassieke lijnorganisatie is opgeheven
- Er zijn geen managers meer en er is geen hiërarchie
- Iedereen werkt vanuit een 1 van de 28 thuisteams
- De teamgrootte is 5 tot 9 mensen
- De rolverdeling bepaalt het team zelf met tenminste:
- Een netwerker, ontwikkelaar, zorgdrager en controller
- Ondersteund door o.a. spelverdelers en coaches
- Loopbaanbegeleider, concern controller en hrm controller
- Spelverdelers: regionale samenwerking, bedrijfsvoering en strategische ontwikkelingen
- Je kunt inschrijven op klussen en projecten
- Alles wordt open gecommuniceerd via intranet
- Uitgangspunt is dat je werk doet dat bij je past
- Geen vaste vergaderingen, rapportages en actielijsten
- Open ruimtes en project/teamkamers die je kunt boeken
- De gemeentesecretaris faciliteert het proces
- Betrouwbaar en consequent
- Als alternatief voor het MT eet hij elke maandag een broodje
- De meest dringende zaken worden dan gedeeld, een aanpak wordt gekozen en de zaken verdeeld onder de aanwezigen
- Als het nodig is wordt er een directiebesluit vastgelegd
- Ambtenaren spreken de burger in dialooggroepen
- Daar worden de lijnen uitgezet
- Medewerkers stemmen direct af met wethouder
- De raad en het college zijn meer dan vroeger faciliterend geworden
- Voor iedereen zijn trainingen beschikbaar
- Meest populair: besluitvorming en people management
- Ook Lean wordt op eigen manier toegepast
Terugkijken
Het proces startte in een gebruikelijke structuur met een projectleider, stuurgroep, klankbordgroep enz. Later in het proces gingen kwartiermakers (vaak het oude management) aan de slag om de teams vorm te geven. Elk team op zijn eigen manier. Iedereen kreeg wel een EHBO-kistje met daarin o.a. het boekje over ‘omdenken’ en de DISC-analyse (blauw/rood/geel/groen). Ondertussen bleef de winkel open maar viel het college.. Geleidelijk aan draaide het steeds beter. Mensen die niet wilde meedoen kregen die ruimte. In de praktijk zijn er geen zaken echt mis gegaan en ook financieel bleef alles goed onder controle. Wel kwamen vaak al langer lopende issues aan het licht. Zo was er relatief hoog langdurig ziekteverzuim. Sommigen kozen om de organisatie te verlaten. De gemeentesecretaris, inspirator van het proces, werd uiteindelijk makelaar in Spanje. De totale bezetting daalde van plm 235 naar plm 210 medewerkers. Ook burgers zijn positief over de nieuwe stijl van werken.
Vooruitkijken
Geen enkele organisatie is ooit klaar met veranderen dus ook de gemeente Nijkerk niet. Naast allerlei inhoudelijke, gemeentelijke zaken zal er komende tijd aandacht worden besteed aan verbetering van de bedrijfsvoering en de opzet van een nieuw functiebouwwerk en beloningssysteem. Spannend is natuurlijk de vraag of de burgers van Nijkerk zelf ook echt de resultaten gaan merken van de veranderingen. Niet alleen door een beter persoonlijk contact tussen burger en ambtenaar maar ook door betere service. Ik denk echter dat de gemeente Nijkerk met deze zelfsturende organisatie een prachtige basis heeft gelegd voor de toekomst waarin een ‘continu verbeteringsproces’ op een natuurlijke wijze is verankerd.
Is dit ook toepaspaar bij andere organisaties?
Er zijn veel organisaties die zelfsturing hebben ontwikkeld of ermee bezig zijn. Ook bij start-ups zie je vaak een natuurlijke vorm van zelfsturing. Maar past dit ook voor grotere organisaties met 5000 medewerkers? Kunnen die werken met bijvoorbeeld 600 zelfsturende teams? Ik denk het wel, maar kan me voorstellen dat er dan noodzaak is om te clusteren naar basiseenheden van pakweg een paar honderd mensen. Een spannende ontwikkeling ..!
Wil jij ook meer zelfsturing in je organisatie? Bel me gerust om daar eens over te sparren op 06-2158 6281. Of stuur onderstaand bericht voor een vrijblijvende kennismaking.
VIMC > verbindend / voorwaarts
Sterrenbos 51, 3511 ET, Utrecht
© 2017 VIMC