visie – VIMC

Leidinggeven aan organisaties en veranderingen is eigenlijk niet ingewikkeld. Hoewel iedere situatie anders is, draait het meestal om inspirerend leiderschap, een gezamenlijke visie, de juiste mensen op de juiste plek enzovoort.

In de praktijk zie je organisaties toch worstelen. Projecten lopen niet lekker, prestaties lopen terug, energie ontbreekt, stakeholders werken niet mee, interne politiek verlamt, het management inspireert niet meer. In dit ‘werkdocument’ mijn beeld van hoe je succesvol met positieve energie leiding kunt geven aan organisaties en veranderingen.

Flow

Idealiter is de organisatie in een ‘flow’ waarbij iedereen op de juiste plek is en zaken als vanzelf gaan. Mensen nemen hun verantwoordelijkheid. De energie is gebundeld en gericht op een gezamenlijk doel. Als er wat misgaat, wordt er goed samengewerkt en vlot bijgestuurd. Samen bereik je grote hoogtes, verken je nieuwe gebieden en reageer je soepel op nieuwe omstandigheden. Het gevolg: blije klanten, collega’s en andere stakeholders die zich blijvend verbonden voelen met de organisatie. En dat betaald zich uit in netto resultaat.

Dat klinkt misschien idealistisch, maar ik denk dat het haalbaar is. In mijn werk onderscheid ik 5 zaken waar ik veel aandacht aan geef:

- Leiderschap: jouw energie en voorbeeld sturen de energie, cultuur en resultaten van de organisatie.
- Visie: samen maak je een scherp en inspirerend plan dat richting geeft; waar sta je/wil je naartoe/hoe kom je daar.
- Organisatie: met een eenvoudige, doelgerichte organisatie met mensen die het werk leuk vinden, kun je alles aan.
- Efficiency: door sobere uitvoering en continu verbetering van het dagelijks werk, bereik je je doel en meer.
- Stakeholders: bepalen jouw succes en moeten daarom vanaf het begin worden meegenomen.

1. Visie

Om succesvol te zijn, helpt het om een gezamenlijk en inspirerend beeld te hebben van het succes dat je wilt bereiken én de weg daar naar toe. Een plan dat het beste haalt uit mens en organisatie, waarbij je onderweg inspeelt op nieuwe kansen en bedreigingen.

Een open deur misschien, maar de praktijk is weerbarstig. Plannen zijn te vaak ‘papieren tijgers’. Vraag op de werkvloer maar eens wat mensen denken dat het plan is én hoe zij daar aan bijdragen. Omgekeerd wordt een plan soms trouw gevolgd als een spoorboekje, maar vergeet men uit het raam te kijken. Het echte doel wordt uit het oog verloren.

Creëer samen een levend plan
Een plan schrijf je misschien alleen, maar maak je samen. Een plan gaat werken als mensen voelen dat het hun plan is. Betrek dus al je stakeholders en zorg dat je 1 gemeenschappelijk plan maakt. Meer dan 1 plan is ongewenst. Dit plan werk je stap voor stap verder uit. De resultaten deel je en je past het plan aan als het nodig is.
Wees scherp in IST en SOLL
Verandering begint vaak met inzicht. Een gezamenlijke SWOT en sense of urgency is de springplank naar succes. Ontwikkel vervolgens een beeld van de gewenste situatie: de droom of ambitie. Betrek klanten en andere externe stakeholders en ‘out of the box’ denkers voor meer visie en creativiteit. Wat is jouw opdracht of bestaansrecht? Waar wil je in uitblinken? Wat zijn inspirerende en doelstellingen en hoe meet je succes?
Keep it simple
Maak een globale roadmap met mijlpalen waarmee je jouw doelen gaat realiseren. Doe vooral niet teveel tegelijk, stel prioriteiten en los knelpunten op. Teveel in detail plannen is ook zinloos. Vertrouw erop dat dit onderweg gebeurt. Werk agile. Met een paar powerpoint slides kun je het verhaal vertellen. Het dwingt je om scherp te zijn en kost minder energie om te schrijven, te lezen en te begrijpen.

2. Organisatie

Om je visie te realiseren heb je een doelgerichte organisatie nodig waarin de werkzaamheden praktisch zijn verdeeld. Waarbij mensen het werk doen dat bij hen past en beschikken over juiste middelen.

Soms worden organisaties onder druk van efficiency en controle bureaucratisch. Veel interne afstemming is nodig en klanten lijken ver weg te staan. In plaats van effectief en efficiënt wordt zo’n organisatie log en klantonvriendelijk. In dit soort organisaties zie je veel managers en een lage medewerkerstevredenheid.

Organiseer met menselijke maat
Teams functioneren het beste als zij zijn georganiseerd rond een klant/markt of product en concreet waarde toevoegen. Als professionals maximaal zelfstandig werken in brede (maar niet onmogelijk brede) functies. Kortom met meer leiderschap in het team en minder managers daarboven. Dat vraagt ander gedrag van medewerkers en van managers. Het inrichten van een goede organisatie is een kunst én misschien wel de belangrijkste sleutel voor succes.
Breng mensen op de juiste positie
Een goede organisatiestructuur is belangrijk maar zonder de juiste mensen op de juiste plek kom je er niet. Managers en recruiters werven vaak veilig vanuit de klassieke gedachte met de juiste opleiding, ervaring en vaardigheden komt het wel goed. Ik denk dat je beter kunt letten op passie, talent en chemie. Dat biedt meer potentieel en energie.
Durf los te laten
Schaf het jaarlijkse beoordelingsgesprek gerust af. Maak heldere afspraken, geef alle hulp die nodig is en geef mensen vooral het vertrouwen en de kans om zichzelf te ontwikkelen. Bemoei je zo min mogelijk met hun werk dan kan de organisatie gaan vliegen. Neem afscheid als dat voor beide partijen beter is. Lukt dit niet, dan zit je zelf niet op de goede plek.

3. Efficiency

Continue verbeteren en voorkomen van verspillingen is nodig om een aantrekkelijk product te blijven bieden maar vooral om tijd over te houden voor klanten, innovatie en groei.

In de praktijk wordt er echter energie verspild aan veel en lang vergaderen, bureaucratische procedures, het wiel opnieuw willen uitvinden, mensen die eigenlijk niet meer bijdragen enzovoort.

Focus
Laat je niet leiden door de waan van de dag maar richt je op het structurele doel dat gehaald moet worden. Doe geen activiteiten die onvoldoende waarde toevoegen. Beperk overleggen en spreek mensen meer ad hoc aan.
Keep it simple
Zorg voor rust en orde door heldere, eenvoudige werkwijzes, rollen en procedures. Zorg dat teams op één (virtuele) locatie werken zodat communicatie sneller gaat.
Verbeter continu
Creëer een cultuur waarin iedereen continu op zoek is naar hoe je klanten beter kunt helpen tegen lagere kosten en hogere opbrengsten (lean). Laat jezelf en het team regelmatig beoordelen door een onafhankelijk buitenstaander.
Houd tijd over
Efficiency betekent niet dat je agenda vol moet zijn. Integendeel. Efficiency betekent juist dat alles zo vloeiend loopt dat je agenda zo leeg mogelijk is. Zo hou je tijd over voor zaken die misschien inefficiënt lijken maar juist noodzakelijk zijn: extra tijd om met klanten of collega’s te praten, complimenten te geven, successen te vieren, nieuwe dingen uit te proberen etc.

4. Stakeholders

Jouw omgeving bepaalt in hoge mate het succes dat jou / jouw organisatie wordt gegund. Open communicatie en goede samenwerking met al je stakeholders is essentieel om je doelstellingen te bereiken en problemen te voorkomen.

In de praktijk gaat dit nog wel eens mis. Stakeholders worden niet of laat betrokken. Belangen botsen. Signalen worden genegeerd. Het tij keert zich tegen de ontwikkeling waar jij zo druk mee was.

Verdiep je in je stakeholders
Wie zijn belanghebbend? Klanten, business partners, management, medewerkers, OR, belangenorganisaties, overheid, media, the crowd enzovoort. Leer hen kennen en verdiep je in hun belangen en invloed. Betrek stakeholders vanaf het begin bij veranderingen.
Stel heldere communicatiestrategie op
Hoe betrek je stakeholders het beste? Goed luisteren, begripvol zijn en verhelderen kan al helpen. Buig negatieve energie om in positieve energie, maak afspraken om issues op te lossen. Houd niet star vast aan jouw overtuiging als die niet verdedigbaar is. Gebruik de energie en het netwerk van mensen die jou helpen om je doel te bereiken. Hanteer een heldere communicatiekalender en wees tijdig met communicatie, opleidingen en andere zaken die nodig zijn voor degenen die later met veranderingen worden geconfronteerd.
Maak echt contact
Echt contact maken is een kunst. Leer van elk contactmoment en zoek naar mogelijkheden om contact te versterken.
Organiseer stakeholdermanagement
Stakeholdermanagement is een vak dat vraagt om specifieke vaardigheden en aandacht. Organiseer dit als je er zelf onvoldoende talent of tijd voor hebt.

5. Leiderschap

Last but not least: leiderschap. Succesvol leiderschap begint bij het beste halen uit jezelf. Als jij het werk doet waar jij energie van krijgt / waar jij tot je recht komt, ben je ook beter in staat om anderen energie te geven.

Daarnaast moet je je verbonden voelen met mensen. Leidinggeven aan organisaties gaat om het beste halen uit mensen en organisatie en dat kan alleen als je echt in contact staat, echt luistert en betrokken bent. Als je de juiste mensen om je heen verzameld en een zekere mate van veiligheid creëert.

Tot slot moet je mensen in beweging kunnen brengen met enerzijds een inspirerend ideaal of droom en anderzijds een praktische aanpak en organisatie. Mensen willen meestal graag iets bijdragen aan een groter geheel.

Vraag om feedback
Wil je weten of je een goede leider bent of hoe je een betere leider kunt worden? Vraag het aan de mensen om je heen: je opdrachtgever, de mensen in je team, klanten enzovoort. Durf je kwetsbaar op te stellen. Doe jij echt waar je goed in bent en waar je energie van krijgt? Zorgt jouw energie dat de organisatie groeit en bloeit? Ruim regelmatig tijd in voor feedback van anderen.
Wordt bewust van jezelf
Je kunt nog bewuster worden van je gedrag en de impact op anderen door regelmatig en bewust te evalueren. Door met een coach aan de slag te gaan. Of door vaker uit je comfortzone te stappen (neem bijvoorbeeld les in de Meisner acteertechniek). Als je doorkrijgt wat er speelt ‘onder water’, weet je beter wat je moet doen om zaken te veranderen. Van ‘onbewust onbekwaam’ naar ‘onbewust bekwaam’ leiderschap.
Zorg voor jezelf
Een leider schept voorwaarden zodat mensen hun werk kunnen doen. Zodat anderen kunnen schitteren. Maar je kunt niet voor anderen zorgen als je niet voor jezelf zorgt. Wees dus trouw aan jezelf en zorg dat je ‘fris en fruitig’ je werk kunt doen. Houd genoeg tijd in je agenda voor jezelf en spontane ontmoetingen.
Geef het goede voorbeeld
Want goed voorbeeld doet goed volgen. En streef continue naar verbetering van je eigen processen/organisatie.

Ben je verder geïnteresseerd lees bijvoorbeeld mijn blog over leiderschap en programmamanagement.

Leiding geven aan organisaties en veranderingen is dus eigenlijk best simpel. Maar het uitvoeren van simpele dingen is ook best moeilijk. The devil is in the detail. Of zoals Johan Cruijff zei: “Je gaat het pas zien als je het door hebt”.

Voor meer informatie, bel mij op 06-2158 6281. Of stuur een bericht voor een vrijblijvende kennismaking.